Combien de temps conserver ses documents administratifs aux Etats-Unis ?
Conserver ses justificatifs est très important aux Etats-Unis pour pouvoir répondre à un contrôle éventuel de l’administration fiscale américaine (IRS). Quels documents conserver et combien de temps les conserver ? Quelles sont les pénalités en cas de non-conformité ?
Délai de prescription (pour le contrôle des documents)
En règle générale, l’administration américaine a 3 ans pour contrôler une declaration fiscale (statute of limitation). Le délai se déclenche lors du dépôt de la declaration. Si l’administration fiscale soupçonne que les revenus sont sous-estimés de plus de 25%, le délai augmente à 6 ans. Le délai est illimité si les déclarations sont jugées frauduleuses ou n’ont jamais été déposées.
En savoir plus : les échéances fiscales aux Etats-Unis – Tax Calendar – tax year 2022 (for use in 2023)
Délai de prescription (pour le recouvrement de l’impôt)
En règle générale, l’administration américaine a 10 ans pour récupérer le montant de l’impôt qui lui est du. La date de recouvrement se déclenche lors du dépôt de la déclaration ou lors d’un courrier de l’administration (tax assessment).
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Quels documents conserver et combien de temps?
En règle générale, les justificatifs pour chaque revenu et chaque déduction qui figure sur votre déclaration fiscale américaine sont à conserver 3 ans. Ci-dessous les documents à conserver plus longtemps :
1. Les declaration fiscales – Il est conseillé de garder ses déclarations fiscales à vie pour faire valoir ses droits en cas de succession, de retraite (social security benefits), de demande de financement ou d’aide financière étudiante (student financial aid).
2. Le bulletin de salaire / dossier du personnel- Les bulletins de salaire (paystubs) peuvent être détruits une fois réconciliés au formulaire de fin d’année reçu de l’employeur (W2 – Wage & Tax Statement). Cependant ces bulletins doivent être conservés 6 ans si le contribuable a fait des dons à des associations caritatives déduits du salaire (Charitable contribution via payroll deductions). Les dossiers du personnel tels que les documents d’embauche (Forms I9 & W4), les bulletins de salaire et les déclarations fiscales et sociales (Forms 940 & 941) sont à conserver 5 ans.
3. Actions / placement / investissement (form 1099) – les déclarations des portefeuilles d’investissement (Brokerage statements) sont à conserver jusqu’à la revente des titres car ces documents justifient le calcul de la plus-value de cession.
4. Achat & frais d’aménagement de la résidence principale – le titre de propriété et les factures de travaux sont à conserver jusqu’à la revente du bien car ces documents justifient le calcul de la plus-value de cession.
5. Bien hérités – Les documents établissant la valeur du bien à la date du décès de son titulaire d’origine sont à conserver jusqu’à la revente du bien car ces documents justifient le calcul de la plus-value de cession.
En savoir plus : les droits de succession aux Etats-Unis = Succession Internationale
6. Cotisations aux comptes de retraite – les montants de cotisation (Form 5498 – IRA contribution) sont à conserver jusqu’au retrait complet des fonds car ils justifient des sommes qui ont déjà subi l’impôt et qui ne seront donc pas imposables au moment de la retraite.
En savoir plus : prendre sa retraite aux Etats-Unis : Retraite Internationale
6. Factures d’électricité, eau, téléphone, câble – pour les travailleurs indépendants (Self-employed), les factures sont à conserver pour la même durée que les déclarations fiscales (voir plus haut) car elles justifient la déduction des frais du bureau à la maison (Home office deduction).
En savoir plus sur le statut de travailleur indépendant : Société aux Etats-Unis : Les 4 déductions fiscales à ne pas oublier !
7. Achat d’équipement & machines (pour les sociétés) – Les documents d’équipement et de machines tels que les bons de commande, les factures, le détail et les couts des améliorations, les justificatifs du prix de cession ou de la mise au rebut, sont à conserver pendant une période de 3 an une fois sortie du bilan, car ces documents justifient le montant de l’amortissement fiscal et de la plus-value de cession.
8. Les documents juridiques (pour les sociétés) – Les contrats d’assurance, brevets, comptes rendus d’assemblée, décisions de justice sont à conserver pendant toute la vie de la société.
Comment conserver ses documents : papier ou électronique ?
L’administration fiscale américaine admet l’archivage électronique des justificatifs, il n’est donc plus nécessaire de conserver une version papier. Il est préférable de scanner et stocker les documents dans un format codé (encrypted) sur un CD, DVD, clé USB, ou dans le cloud pour diminuer les risques de dégradation, économiser de la place, et faciliter l’accès aux documents avec un archivage chronologique et sécurisé.
Après avoir transposé vos documents sur un support électronique, déchiquetez-les au lieu de les jeter intact dans une poubelle de recyclage afin de minimiser les risques d’usurpation d’identité. (identity theft).
Les documents importants tels que les certificats de naissance, carte de sécurité sociale, testaments et autres actes notariés sont à conserver dans un coffre (safe deposit box) pour réduire les risques de disparition dans un incendie, une inondation ou autre accident.
Quelles pénalités en cas de non-conformité ?
Si – en cas de contrôle par l’administration – le contribuable ne peut pas fournir à l’administration les documents demandés, l’administration recalculera le montant imposable en excluant les déductions non justifiées et en incluant les revenus non déclarés. Sur ce montant imposable s’appliqueront les pénalités de retard et de non-conformité (late filing and accuracy penalties).
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Comme toujours, les données présentées dans ce dossier n’ont pas pour objet de se substituer aux conseils d’un professionnel.
Mis à jour le 7 Janvier 2022